سازمان‌دهی برای موفقیت

نویسنده متن "حناب آقای اکبر عباسی" متخصص در کوچ و منتور مدیریت، نویسنده و مدیر مسئول انتشارات پیک مشاور

همه کارها را خودتان انجام ندهید؛ دیگران را آموزش دهید.

امروزه یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی، توانایی آموزشِ دیگران است. آموزش ازجمله مهارت‌های دشوار و مغفول واقع شده است؛ چراکه برای به دستیابی به موفقیت در این زمینه، به‌شدت نیاز به پیوستگی و تداومِ توأم با حوصله و تلاش فراوان وجود دارد و امروزه صبر و حوصله برای دستیابی به موفقیت یکی از حلقه‌های مفقوده‌ای است که زندگی پرسرعت و به‌شدت متغیر امروزی به‌شدت به آن نیاز دارد. زمانی مشاوره مدیریت مجموعه‌ای را به عهده گرفتم که علیرغم مأموریت‌های بسیار حساس و مهم، کارکنانی در آن مجموعه به خدمت گرفته بودند که فاقد مهارت‌های لازم برای انجام کارها در سطح مورد انتظار بودند و می‌دیدم که مدیر مربوطه برای اینکه بتواند به مجموعه‌های بالادستی خود پاسخگو باشد، از صبح علی‌الطلوع تا نیمه‌شب، بسیاری از کارها را خود سروسامان می‌داد و وقتی با این مدیر عزیز صحبت می‌کردم این‌طور باور داشت که اگر او نباشد هیچ کاری انجام نخواهد شد (و حقیقت هم همین بود) و خود را مؤثرترین فرد مجموعه قلمداد می‌کرد و از این وضعیت لذت می‌برد؛ و البته کارکنان هم از این شرایط لذت می‌بردند و به این وضعیت عادت کرده بودند. واقعیت این است که اگر مدیر بهترین مهارت‎ها را داشته باشد اما وجود همکارانی با توانایی‎های ضعیف، زندگی را برای او مشکل خواهند کرد. در اینجا چهار پیشنهاد ارائه می‌شود:

حل مشکلات و سؤالات: هنگامی‌که با یک گزارش مشکل‌دار مواجه می‌شوید و یا کارکنان تان برای حل یک مشکل یا ارائه یک سؤال نزد شما می‌آیند، باید بدانید که این یک فرصت آموزشی است. اگر به‌سرعت دست‌به‌قلم شده مشکل گزارش را حل کنید و یا سؤالشان را پاسخ دهید یا مشکلشان را حل کنید، این حلقه بارها و بارها تکرار خواهد شد و آنها دوباره بازخواهند گشت و تقریباً همان سؤالات را خواهند پرسید و همان مشکلات دوباره و صدباره تکرار خواهد شد. در این وضعیت از آنها بخواهید:

به‌طور واضح و مشخص مشکل یا سؤال خود را تعریف کنند.

تلاش‌هایی را که قبلاً انجام داده‌اند، توضیح دهند.

پاسخی را که فکر می‌کنند درست است، به شما بگویند.

و درنهایت نحوه حل مشکل و اقدامی را که انجام می‎دهید به آن‎ها نشان دهید. آنها قطعاً چیزهایی از پاسختان می‎آموزند. این را پذیریم که مردم دوست دارند مسائل و موارد جدیدی را یاد بگیرند.

استفاده از بهتر از تلفن هوشمند: امروزه امکانات فراوانی برای داشتن یک زندگی کاری مدرن در تلفن‌های هوشمند وجود دارد که می‌توان برای برنامه‌ریزی کارها و جلسات، یادآوری رویدادها، استفاده و بهره‌برداری بهتر از زمان، به اشتراک‌گذاری نتایج کارها و حتی برگزاری جلسات مجازی و مستندسازی رویدادها از آن بهره برد و یک مدیر موفق می‌تواند از این ظرفیت در سازمان خود ه بهترین نجو ممکن بهره‌برداری نماید. استفاده از این فناوری حتی می‌تواند هزینه سازمان را هم در حد قابل‌ملاحظه‌ای کاهش دهد.

آموزش گزارش‌نویسی: در یک سازمان؛ بدون در نظر گرفتن اندازه آن، وظایف سازمانی در قالب فرایندهایی انجام می‌شوند که نتیجه اغلب اقدامات اداری در قالب فرم‌ها و گزارش‌ها ظاهر می‌شوند لذا آموزش نحوه تکمیل فرم‌ها و چگونگی ارائه نتیجه کارها در قالب گزارش کمک شایانی به مدیر و کارکنان سازمان خواهد کرد تا نتایج با کیفیت بهتری ارائه شده و مدیر درگیر تصحیح و تکمیل گزارش‌ها نگردد. در این شرایط می‌توانید از ایمیل، اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها بیشترین بهره‌برداری را داشته باشید و قطعاً اگر با نگرش سیستمی به سمت سیستم سازی در سازمانتان حرکت کنید روی خوش زندگی را نیز تجربه خواهید کرد.

برقراری ارتباط بهتر با دیگران: تعامل با مراجعه‌کنندگان، همکاران و مدیران یکی از مهم‌ترین فرایندهایی است که در سازمان‌ها اتفاق می‌افتد و بسته به اینکه مأموریت سازمان چیست این تعاملات می‌توانند حتی به‌عنوان اصلی‌ترین جنبه کاری سازمان خود را نشان دهند لذا آموزش نحوه برقراری ارتباط مؤثر با سایرین یکی از مهم‌ترین مسئولیت‌های یک مدیر است که می‌تواند به افزایش بهره‌وری سازمانی و کاهش مراجعات مستقیم به مدیر مؤثر باشد.

امروزه یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی، توانایی آموزشِ دیگران است. یک مدیر پیشرو، یک آموزگار بزرگ است چراکه با مثال زدن دیگران را هدایت می‌کند. در این سلسله مقالات به سرفصل‌ها اشاره دارم و سلسله مقالات به‌گونه‌ای طراحی شده است که مستقل از هم قابل بهره‌برداری بوده و برای تمام کسانی که می‌خواهند ضمن کارآمد‎تر بودن، امور بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و در زندگی خود تعادل بیشتری داشته باشند مفید است. این مقالات در آینده به‌صورت کتاب چاپ و منتشر خواهد شد.

سازمان‌دهی برای موفقیت  "کار را به تعویق نیندازید؛ پروژه را انجام بدهید"

اولین قدم در مدیریت پروژه، تعیین نتیجه نهایی و برآوردها است. این نتیجه نهایی است که تعیین می‌کند زمان، انرژی و منابع را چگونه به کار بگیرید. اگر پروژه را از فرد دیگری تحویل می‌گیرید، تمام سؤالات لازم برای اطمینان از مشخص شدن انتظارات آن‌ها را بپرسید و حتماً آنها را یادداشت کنید و اگر پروژه را به شخص دیگری واگذار می‌کنید، مطمئن باشید انتظارات خود را تمام و کمال مشخص کرده و به‌خوبی توضیح داده‎اید. در اجرای پروژه، دو دشمن وجود دارد که ما را از انجام درست کارها بازمی‌دارند و عبارت‌اند از:

دشمن شماره یک؛ کار کردن روی همه چیز به‌ جز پروژه: در مسیر اجرای همواره با مسائل گوناگونی مواجه می‌شوید و مانند این است که همواره درگیر حل مسئله هستیم و آن‌قدر روی خاموش کردن آتش‌ها متمرکز شده‌ایم که پیشرفت به سمت اتمام پروژه‌هایمان و اتمام پروژه در زمان مقرر بسیار سخت به نظر می‌رسد و حتی بعید است بتوانیم پروژه را به‌ موقع و با هزینه پیش‌بینی‌شده تحویل دهیم؛ اگر فعالیت‌های شما مستقیماً در جهت به اتمام رساندن یک پروژه نیست، احتمالاً وقتتان را هدر می‌دهید. به یاد داشته باشید؛ خاموش کردن آتش تنها به حفظ وضع موجود کمک می‌کند. اگر علت آتش را پیداکرده و آن را برطرف کنید، این چیزی است که کارتان را بهبود می‌بخشد و شما را در به پایان رساندن به‌موقع پروژه کمک می‌کند. 

دشمن شماره 2: به تعویق انداختن پروژه: به دلیل اینکه پروژه‌ها اغلب بسیار بزرگ و دارای زمان‌بندی بسیار طولانی هستند، معمولاً قبل از شروع پروژه، آن را به تعویق می‌اندازیم. نکته بعدی شما را در فایق آمدن بر این دشمن غلبه کنید.

چشم‌انداز روشنی از آنچه از شما انتظار می‌رود داشته باشید: مطمئن شوید که دقیقاً می‌دانید نتیجه نهایی مورد انتظار پروژه چیست؛ اطمینان حاصل کنید که می‌دانید برای کسب نتیجه مطلوب و نهایی باید چه کارهایی و با چه کیفیتی انجام شود. پرسیدن سؤالات متعدد از مسئولین ذیربط قبل از شروع پروژه، موجب می‌شود کار در زمان‌بندی مناسب و باکیفیت پیش‌بینی‌شده پیش برود و مدیر پروژه نسبت به زمانی که بدون اطلاعات یا با اطلاعات اندک پروژه را شروع می‌کند فشار کمتری را تجربه کند. هنگامی‌که به نتیجه نهایی مطلوب پروژه‌ خود می‌نگرید، هر چیزی که به ذهنتان می‎رسد را بدون نظم خاصی بنویسید. برخی از سؤالاتی که دراین‌باره به نظر می‎رسند عبارتند از: برای کمک، به چه کسانی و با چه تخصص‌هایی نیاز دارید؟ و آیا این افراد در دسترس هستند؟ به چه اطلاعاتی نیاز دارید و چه کسانی دارای این اطلاعات هستند؟ چه چیزی می‌تواند اشتباه باشد و چگونه می‌توانید شرایطی را به وجود آورید که آن اشتباه رخ ندهد؟ در گذشته چه چیزی اشتباه پیش رفته است؟ پروژه را به گام‎های قابل مدیریت تجزیه کنید؛ این اقدام احتمال به تعویق افتادن پروژه را به‌شدت کاهش خواهد داد. این تفکر و ذهنیت مدیر پروژه‌ای است که می‌تواند نقش سازمان دهنده را داشته باشد. در این صورت است که می‌توانید تمام مراحل و کارهایی را که باید انجام دهید به‌درستی دیده و آنها را دسته‎بندی کرده و هر دسته را برای سرعت بخشیدن به اتمام پروژه به کار بگیرد. مراحل انجام پروژه و زمان‌بندی آن را ثبت کنید چراکه ارتباط مستقیمی بین ثبت زمان‌بندی اجرای پروژه و احتمال اتمام به‌موقع پروژه وجود دارد. با نگاه کردن به جدول زمان‌بندی پروژه، تعهدتان را هدفمند‎تر می‌کنید. ثبت زمان‌بندی و تاریخ شروع و خاتمه پروژه، شانس اتمام به‌موقع پروژه را افزایش می‌دهد. اگر در موقعیتی هستید که پروژه را واگذار می‎کنید، به مجری پروژه بگوئید که دقیقاً چه انتظاری دارید و پروژه در چه زمانی باید به پایان برسد. این کار به آنها کمک خواهد کرد که خواسته‎های شما را اولویت‌بندی کرده و از بروز آشفتگی جلوگیری شود. «اگر نمی‌دانید کجا می‌روید، باید مراقب باشید؛ زیرا ممکن است به آنجا نرسید.» یوگی بِرا (بازیکن بیس‌بال)

سازمان‌دهی برای موفقیت

خوش‌بین بودن کافی نیست؛ واقع‌بینانه فکر کنید

دلیل اصلی اینکه چرا افراد پروژه‌هایشان را به‌موقع به اتمام نمی‌رسانند چیست؟ پاسخ این است: جایی برای اشتباهات احتمالی، وقفه‌ها و اتفاقات غیرمنتظره پیش‌بینی نمی‌کنند. تلاش برای پیش‎بینی اتفاقات غیرمنتظره، از همان ابتدا یا حداقل پیش از وقوعشان، بسیار مهم است. به همین دلیل است که ضروری است در روند اجرای پروژه، پیشرفت خود را به‌طور مرتب مرور کرده و آن را با اعضای گروه ارزیابی کنید. هر مشکلی را تا جایی که ممکن است، سریعاً شناسایی کرده و برنامه‎ای را برای اجتناب یا رفع آن در نظر بگیرید. هنگامی‌که پروژه‌ای به شما واگذار می‌شود، در آغاز تا جایی که ضروری است سؤالات لازم را بپرسید تا پروژه را تا حد ممکن به‌صورت کامل درک کرده و آن را در بهترین حالتی که انتظار می‌رود، اجرا کنید. هنگامی‌که در برنامه خود برای اشتباهات احتمالی و اتفاقات غیرمترقبه جایی را در نظر می‏گیرید، می‏توانید مطمئن‏ باشید که در زمان مقرر به اهدافتان دست پیدا خواهید کرد؛ آنگاه می‎توانید واقع‌بینانه، خوش‌بین باشید.

باور داشته باشید که می‌توانید به زمان‌بندی تعیین‌شده برسید: به‌منظور تکمیل و تحویل به‌موقع یک پروژه، اینکه می‌توانید آن را به‌خوبی انجام دهید از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اطمینان حاصل کنید که اجرای پروژه موردنظر در زمان مقررشده، امکان‌پذیر است. همچنین اطمینان پیدا کنید که چهارچوب زمانی شما واقع‌بینانه است؛ درواقع اگر کمتر قول دهید و بیشتر ارائه دهید، خیلی بهتر از این است که بیشتر قول دهید و کمتر ارائه کنید. اگر باور ندارید که زمان تعیین‌شده، واقع‎بینانه و دست‌یافتنی است، مطمئن باشید که می‌توانید دلیل آن را ثابت کنید. آماده باشید که راه‌حلی واقع‌بینانه پیشنهاد و دلیل اینکه زمان کافی برای اجرای پروژه تعیین نشده است را توضیح دهید. هیچ شخصی، فرد شاکی و غرغرو را دوست ندارد؛ مردم افراد ارائه‌دهنده راه‌حل را دوست دارند.

مشخص کنید که به چه کسانی نیاز خواهید داشت: قبل از شروع پروژه، مطمئن شوید که در برنامه خود افرادی را که در تخصص‌های مختلف به کمکشان نیاز دارید، در دسترس خواهند بود. پیش از آغاز به کار با آنها هماهنگ کنید، به آنها بگوید که زمان، انتظارات و فرضیات شما چه هستند.

مشخص کنید که چه چیزی می‎تواند اشتباه پیش برود: هنگامی‌که برنامه‌های خود را کنار یکدیگر قرار می‎دهید؛ این سؤالات را از خود بپرسید که آیا قبلاً کاری شبیه به این را انجام داده‎ام؟ در گذشته چه چیزی اشتباه پیش رفته است؟

تجربیات شما در پروژه‌های قبلی، یک شاخص عالی برای اجرای مناسب پروژه‌های آتی است. جایی را برای چیزی که ممکن است اشتباه پیش برود، در نظر بگیرید. اگر این‌گونه عمل کنید، معمولاً اشتباهات زیادی اتفاق نخواهد افتاد و پروژه زودتر یا در بدترین حالت به‌موقع تحویل خواهد شد. دیدگاه واضح و مشخصی از آنچه رئیس یا کارفرما از شما می‎خواهد، داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که دقیقاً آن چیزی را که او به‌عنوان نتیجه نهایی می‎خواهد، می‌دانید. اگر سؤالاتی را بپرسید و در خصوص موضوع موردنظر صددرصد هوشیار باشید، کار به‌مراتب از حالتی که بدون اطلاعات یا با اطلاعات اندک هستید، سریع‎تر پیش خواهد رفت.